Certaines organisations privées ou associatives ont besoin d’une hôtesse d’accueil pour accomplir un certain nombre de tâches que ce soit pour un événement particulier ou pour leur structure. Toujours plus polyvalente, l’hôtesse d’accueil est formée pour pouvoir effectuer diverses missions dans les différentes organisations où elle se rend. Car aujourd’hui de plus en plus d’entreprises externalisent de nombreuses tâches administratives afin de réduire leurs coûts.
Pourquoi faire appel à une hôtesse d’accueil ?
En tant que professionnel, vous aurez sûrement besoin à un moment donné de faire appel à un personnel hautement qualifié pour un salon, une ouverture de boutique… ou tout simplement pour effectuer certaines tâches au sein même de votre structure. C’est pourquoi l’emploi hôtesse d’accueil devient aussi fréquent en entreprise. Formée pour répondre à vos besoins dans différents domaines, voici quelques-unes de ses compétences :
Répondre au téléphone
Cela implique d’accueillir téléphoniquement différentes personnes et de les renseigner telles que des clients, des collègues, des fournisseurs, des collaborateurs etc… Pour effectuer ces tâches, l’hôtesse d’accueil doit impérativement connaître la politique de l’entreprise afin de répondre efficacement à chaque appel téléphonique.
Parfois, l’hôtesse va tout simplement transférer l’appel à un collègue de bureau selon ce qui a été déterminé en amont.
Selon la nature de l’entreprise ou association, certaines hôtesses d’accueil peuvent être limitées dans les informations qu’elles peuvent donner. Elles devront par conséquent contacter une personne de la structure qui pourra être à même de répondre aux questions plus précisément.
Accueillir les visiteurs
Outre l’accueil téléphonique, une hôtesse d’accueil est bien entendu formée pour accueillir du public quel qu’il soit. La plupart des zones d’accueil disposent d’une salle d’attente où les visiteurs sont accueillis et invités à attendre la personne qu’ils recherchent. Grâce à des informations recueillies par l’hôtesse d’accueil, elle peut savoir à l’avance qui sont les personnes attendues et vers qui les diriger au sein de l’entreprise. Les autres personnes seront également reçues par l’hôtesse d’accueil et aiguillées selon la nature de leur visite.
Traiter les demandes
Une autre mission de l’hôtesse d’accueil est de traiter les différentes demandes émanant des clients, fournisseurs etc…. Comme mentionné ci-dessus, l’hôtesse est une personne qui connaît la politique de l’entreprise afin de pouvoir répondre aux demandes. Ces dernières sont traitées soit par téléphone ou en personne.
Compétences administratives
En plus de l’accueil physique ou téléphonique, l’hôtesse effectue certaines tâches administratives si celles-ci lui sont demandées.
Là encore, cela dépend de la taille de la structure, de son organisation et de la mission assignée.
La réception étant le premier point de contact pour les visiteurs et les appels, il est important que l’hôtesse d’accueil soit au courant des mouvements des collègues au sein de l’organisation afin qu’ils sachent quand appeler.
Capacité à gérer des situations difficiles
Il arrive que l’hôtesse d’accueil soit amenée à traiter avec des personnes difficiles, que ce soit au téléphone ou en personne. Expérimentée, elle sait comment rendre la situation fluide afin de mettre la personne en question à l’aise et de gérer parfaitement la situation.
Saisie des données
Aujourd’hui les hôtesses d’accueil sont formées aux dernières technologies. Que ce soit en entreprise, sur un salon etc… il arrive qu’elles doivent rentrer des données sur leur tablette. Ces dernières permettront de récolter des informations, de les traiter et de les transmettre.
