Votre entreprise est créée ? Vous souhaitez déménager vos bureaux ? Quelle que soit la raison qui vous pousse à louer un local de bureau, vous devez anticiper pour éviter des problèmes. Les 5 conseils qui vont suivre vous seront d’une grande aide.
Établir un cahier des charges
Définir le cahier des charges revient à dresser le budget en fonction de vos besoins. Choisissez ainsi le secteur où vous désirez vous implanter. Accordez de l’importance à certains critères comme la proximité des transports en commun, les parkings ainsi que la distance entre le local et les lieux de résidence des employés. Pensez à la surface nécessaire pour votre entreprise (salle de réunion, espace de pause, espace de stockage…). Établissez vos besoins techniques (chauffage, éclairage, ascenseur…) et définissez les dépenses (loyer, charges et frais ponctuels).
Définir le type de bail à contracter
En matière immobilière, plusieurs formules de location vous sont proposées. Votre choix dépendra surtout de la nature de votre activité. Ainsi :
- le bail commercial : convient aux artisans et commerçants. Toutefois, les acteurs des métiers en libéral peuvent souscrire ce genre de contrat à condition que le bailleur l’approuve. Ce bail peut aller de 3 à 9 ans ou plus pour les commerces à grandes surfaces.
- Le bail professionnel : c’est un contrat de 6 ans, renouvelable pour 6 ans. Sa souplesse est son point fort.
- Le bail dérogatoire ou à courte durée : pour 2 ans non renouvelables. C’est la solution idéale pour démarrer un commerce et voir si l’affaire est rentable ou non.
Attention aux normes et règles de sécurité
La sécurité de votre futur local doit obéir à certaines règles. Si vous allez occuper un local de plus de 200 m2, la loi vous impose de mettre en place un dispositif pour désenfumer les lieux en cas d’incendie. Veillez également à ce que le local comprenne des issues pour l’évacuation du personnel. Bien entendu, l’installation d’un système d’alarme est requise.
Concernant l’aménagement des bureaux, celui-ci obéit à la norme NF X 35-103 définissant les niveaux d’éclairage pour chaque poste de travail. Enfin, pour la taille des locaux, tenez comptez du chiffre : 10 m2 par employé.
Se faire accompagner par un professionnel de l’immobilier
Si l’honoraire du conseiller vous rebute, sachez que son aide vous est grandement précieuse pour la simple et bonne raison que la location de bureaux occasionne des dépenses considérables. Alors, pour éviter des regrets, il est sage de vous faire accompagner par un expert de l’immobilier d’entreprise. Il peut vous proposer plusieurs offres, vous réaliser un audit de bureaux et vous aider dans le négoce du loyer.
Lire le bail avant de signer
Vous avez enfin trouvé le local parfait pour exercer votre activité, ne vous précipitez pas dans la signature du bail. Prenez le temps de le lire. En effet, vous pouvez participer à la fixation du « pas-de-porte » ou droit d’entrée. La répartition du coût des travaux ainsi que les conditions sont toutes ouvertes à la négociation.
